Protection des données personnelles

À propos des informations personnelles (relatives au participant PIE) collectées par l’association

A — Collecte, conservation et protection des données par l’association PIE

a. Les informations personnelles — relatives au participant (et leurs parents) ou aux familles d’accueil —, recueillies par PIE (notamment mais pas exclusivement : données médicales, données scolaires, éventuelles informations sur les activités personnelles, les croyances et les pratiques religieuses…) font l’objet d’un traitement informatique destiné au traitement des dossiers des participants et des familles, ainsi qu’à la gestion des relations entre ces derniers et les organismes ;

b.1. L’association PIE est en effet amenée (tant au cours de la phase d’inscription au programme que dans la phase de préparation et de suivi des séjours), à collecter des données personnelles relatives au participant — généralement mineur — ainsi qu’à sa famille ;

1. c. Eu égard aux caractéristiques des séjours mis en place par PIE (cf. : onglet “PARTIR” à l’étranger) ou onglet “ACCUEILLIR” un étranger), à savoir : accueil en famille bénévole, scolarité ou études supérieures à l’étranger, durée des séjours (3 à 10 mois), et eu égard aux responsabilités qui incombent aux organismes qui organisent et encadrent lesdits séjours, la collecte de ces données est indispensable : 1°/ pour prendre les meilleures décisions possibles en termes de sélection (retenir ou non les candidatures des jeunes participants et des familles d’accueil ; 2°/ pour assurer une bonne préparation des séjours et un bon placement dans les familles d’accueil en France et à l’étranger ; 3°/ pour assurer un bon suivi des participants et des familles tout au long des séjours ; 4°/ pour assurer autant que faire se peut la sécurité des jeunes participants français à l’étranger ; 5°/ pour assurer, autant que faire se peut, un placement scolaire ou universitaire adéquate.
  1. 1. 1. d.2. Dans le cadre du programme “ACCUEIL”, les données collectées par PIE sont : 1°/ les prénoms, noms, coordonnées des membres de la famille d’accueil (adresse, tél., e-mail) ; 2°/ des données familiales (comme la composition de la famille) ; 3°/ des informations personnelles relatives aux membres de la famille (activités, centres d’intérêts, voire compétences) ; 4°/ et éventuellement des données et informations indispensables relatives à la confession et aux pratiques religieuses de la famille ;
      e.1. La signature de la charte du participant au programme “Départ” par le participant et/ou ses parents (ou représentants légaux) fait acte de consentement par les signataires (participant, parents ou représentants légaux) à ce que PIE collecte les données personnelles telles qu’elles sont énoncées au paragraphe (d) ;
      
      e.2. De la même façon, en acceptant de répondre à l’entretien de sélection (interview), la famille d’accueil consent à ce que PIE collecte les données personnelles indispensables, telles qu’elles sont énoncées au paragraphe (d) ;
      1. f. La collecte de toutes ces données est licite du fait qu’elle est nécessaire et indispensable à l’exécution des missions de PIE (“DÉPART scolaire” ou “DÉPART universitaire” ou “ACCUEIL” (« Charte du participant PIE ») — contrat dont le participant et ses parents ou tuteurs légaux sont partie prenante —, et du fait que le participant et ses parents ou tuteurs légaux ont consenti au traitement de ces données à caractère personnel pour les finalités spécifiques décrites au chapitre (c) ;
      1. g. Du fait de la durée des séjours, l’ensemble de ces données sera conservé trois (3) années par les organismes dans le cas des programmes scolaires “DÉPART” ET “ACCUEIL”) et cinq (5) années dans le cadre des programmes universitaires (année de préparation, année(s) du séjour, année de suivi post séjour) ; au-delà de ces trois (3) ans ou cinq (5) ans, les organismes s’engagent à détruire l’ensemble de ces données, à l’exception des noms / prénoms / coordonnées du participant et des parents — lesquelles données seront archivées par l’association PIE, afin que cette dernière puisse entretenir le réseau de bénévoles indispensable à la vie associative ; la signature de la “Charte du participant” par le participant et/ou ses parents (ou représentants légaux) ou l’accord par la famille d’accueil pour remplir le formulaire d’accueil et répondre aux questions de l’interviewer, fait acte de consentement par les signataires (participants, parents ou représentants légaux) à ce que PIE conserve les dites coordonnées (noms : prénoms, tél, adresse postale et adresse e-mail) au delà de trois (3) ans ; dans le cas contraire, le participant (et/ou ses parents) et les membres de la famille d’accueil devront faire une demande écrite de suppression de ces données à l’association (voir coordonnées ci-dessous).
        
        h. Conformément à la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978 — modifiée en 2004, puis par la loi n°2018-493, du 20 juin 2018 —, les participants et les familles bénéficient d’un droit d’accès et de rectification ou d’opposition aux informations qui les concernent (données à corriger, compléter, mettre à jour, verrouiller voire effacer, etc.), droit qu’ils peuvent exercer en s’adressant à : PIE – 39 rue Espariat, 13100 AIX EN PROVENCE / e-mail : protectiondonnees@piefrance.com / ou adresse postale : 39 rue Espariat, 13100 AIX EN PROVENCE) ; ils peuvent également s’opposer au traitement des données qui les concernent ;
        
        i. Portabilité : conformément à la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978 — modifiée en 2004, puis par la loi n°2018-493, du 20 juin 2018 —, les personnes concernées ont le droit de recevoir, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données à caractère personnel les concernant, données qu’elles ont fournies à un responsable du traitement au sein de l’association, et ce afin de pouvoir bénéficier de ces données et de pouvoir, si elles le souhaitent, les communiquer à d’autres organismes ;
        
        j.1. Les participants (et/ou ses parents ou représentants légaux) comprennent et consentent que pour exécuter leur mission, PIE est nécessairement amené à communiquer les données personnelles (qu’elle aura collectées) aux organismes du pays d’accueil (organismes qui varient en fonction de la destination de chaque participant — voir la liste et les coordonnées de ces organismes (U.E ou hors U.E.) au chapitre “Préambule” de la “Charte” fournie avec le dossier d’inscription) ; ces entités, parce qu’elles sont contractuellement co-organisateurs et co-responsables, dans leurs pays respectifs, de la mise en place et du suivi des séjours ainsi que de la sélection des participants et des familles d’accueil sont susceptibles, de leurs côtés, d’utiliser et de conserver ces données à caractère personnel ; ces organismes sont également susceptibles — pour exécuter le présent contrat —, de communiquer à leur tour ces données à des sous-traitants (notamment écoles et administrations, mais aussi organismes de santé, médecins, assurances, familles d’accueil) ;
      1. j.2. De la même façon, les membres de la famille d’accueil comprennent et consentent que pour exécuter leur mission, PIE est nécessairement amené à communiquer les données personnelles (qu’elle aura collectées) aux organismes du pays d’origine du participant étranger (organismes qui varient en fonction de la destination de chaque participant) ; ces entités, parce qu’elles sont contractuellement co-organisateurs et co-responsables, dans leurs pays respectifs, de la mise en place et du suivi des séjours ainsi que de la sélection des participants sont susceptibles, de leurs côtés, d’utiliser et de conserver ces données à caractère personnel ; ces organismes sont également susceptibles — pour exécuter leur mission —, de communiquer à leur tour ces données à des sous-traitants (notamment écoles et administrations, mais aussi organismes de santé, médecins, assurances, familles naturelles) ;
      1. k. PIE s’engage par ailleurs : 1°/ à ne pas divulguer ces données à d’autres organismes qu’aux organisme des pays d’accueil et d’origine des participants ; 2°/ à prendre toutes les mesures nécessaires pour sécuriser l’ensemble de ces données (protection informatique, codes d’accès sécurisés, accès limités à certaines personnes) ; 3°/ à tenir un registre de ses fichiers ; 4°/ à informer, sur son site internet (c’est ce qui est fait sur la présente page), les participants et les familles de leurs droits quant à la protection de leurs données personnelles ;
      1. l. En cas de désaccord quant à la collecte ou à la conservation des données personnelles, les participants, parents ou responsables légaux, les familles d’accueil et les organismes pourront, en application de la loi, soumettre leur plainte à la CNIL (ww.cnil.fr/fr/plaintes) :
      B – À propos de l’usage du nom et de l’image du participant ou de la famille d’accueil
      
      Sauf demande spécifique formulée par le participant et/ou sa famille (programme “Départ scolaire”), l’étudiant (programme “Départ université”) ou les membres de la famille d’accueil (dans le cadre du Programme “Accueil”), le participant accepte en tant que signataire de charte du participant que son prénom, sa photo, des séquences filmées ou des scènes vidéo relatives à son expérience ainsi que toute déclaration ou commentaire émanant de sa part, soient utilisés dans des publications ou du matériel de promotion du programme et/ou de l’organisme, et ce pour une durée illimitée.