Passeport

À l’exception des départs pour certains pays de l’Union Européenne, il faut, pour partir sur la longue durée, être en possession d’un passeport valide.
Quoi qu’il en soit, PIE conseille à tous les participants — quelle que soit leur destination —, de se munir d’un passeport valide jusqu’à six mois après la date prévue de retour. Si le participant n’est pas en possession d’un tel passeport, il se doit d’engager les démarches administratives pour obtenir son passeport dès l’acceptation du dossier.

Visa

La plupart des participants aux programmes de longue durée doivent être en possession d’un visa spécial (valable pour toute la durée de leur séjour).
Le participant reçoit, en temps voulu et si cela est nécessaire, les formulaires nécessaires à l’obtention de ce visa (c’est le cas notamment des USA).
À savoir : la plupart des participants (notamment les participants USA) doivent, une fois qu’il sont en possession des documents nécessaires, et une fois qu’il ont rempli, sur internet, les démarches indispensables, se déplacer à Paris pour obtenir leur visa.
Quoi qu’il en soit, PIE fournit à chaque participant — et en temps voulu — toutes les informations nécessaires pour qu’il obtienne son visa. Le participant se doit de suivre les instructions laissées par PIE.
> Pour les USA uniquement : le participant doit également s’acquitter des frais de SEVIS (voir onglet : “Questions d’argent”).
> Pour l’Australie uniquement : le participant doit également s’acquitter de “Frais gouvernementaux d’assurance administrative” (voir onglet : “Questions d’argent”).

Assurance

Dans le cadre du programme “UNE ANNÉE SCOLAIRE”, une assurance est prévue.
Cette assurance est obligatoire et est incluse dans le “Montant de la participation”.
Cette assurance est complète : médicale, chirurgicale, dentaire, responsabilité civile, assistance, rapatriement, protection juridique, perte et détérioration des bagages.
Le résumé des prestations est fourni dans le dossier d’inscription. Les clauses détaillées sont communiquées sur simple demande.
Il convient de ne pas confondre l’assurance obligatoire incluse dans le séjour avec une éventuelle “Assurance annulation” que le participant et ses parents peuvent, s’ils le souhaitent, contracter de leur propre chef, afin de couvrir les retenues éventuelles en cas d’annulation.

Durée du séjour

Étant donné la nature des séjours, l’incertitude liée aux dates de départ et le fait que chaque séjour est individuel, la durée d’un séjour intitulé “UNE ANNÉE SCOLAIRE” ou “UN SEMESTRE SCOLAIRE” ne peut être déterminée à l’avance, ni avec exactitude, et jamais avant la validation de la participation,
Un séjour intitulé “UNE ANNÉE SCOLAIRE” ou “UN SEMESTRE SCOLAIRE” commence lorsque le participant au programme quitte le sol français pour se rendre dans son pays et dans sa famille d’accueil, et s’achève quand le participant rentre en France, ou quand il est mis hors programme par l’association ou par les autorités administratives.
À titre indicatif, on peut dire qu’un séjour intitulé “UNE ANNÉE SCOLAIRE” dure généralement — et à condition de ne pas être interrompu — de 8 à 10 mois. Il entre donc dans la typologie des séjours “longs” de l’OFFICE (de trois mois à une année).
À titre indicatif, on peut dire qu’un séjour intitulé “UN SEMESTRE SCOLAIRE” dure généralement — et à condition de ne pas être interrompu — de 4 à 5 mois. Il entre donc dans la typologie des séjours “longs”.

Inscription scolaire

Dans le cadre du séjour “UNE ANNÉE SCOLAIRE” ou “UN SEMESTRE SCOLAIRE”, ce sont PIE et l’organisme du pays d’accueil qui se chargent de la question de l’inscription scolaire dans le pays hôte.
Ce sont donc les organismes qui mettent tout en oeuvre, pour obtenir, en parallèle de l’accueil en famille — et sur la base du dossier du candidat — une inscription scolaire. Ce n’est qu’une fois que cette inscription scolaire est validée que la participation au séjour est assurée.

Passeport

À l’exception des départs pour certains pays de l’Union Européenne, il faut, pour partir sur la longue durée, être en possession d’un passeport valide.
Quoi qu’il en soit, PIE conseille à tous les participants — quelle que soit leur destination — de se munir d’un passeport valide jusqu’à six mois après la date prévue de retour. Si le participant n’est pas en possession d’un tel passeport, il se doit d’engager les démarches administratives pour obtenir son passeport dès l’acceptation du dossier.

Visa

Du fait de la durée des séjours (moins de 90 jours), la plupart des participants aux programmes “TRIMESTRE” ou “ÉCHANGE” ou “7/8 SEMAINES”) n’ont pas besoin de visa spécifique (visa longue durée) pour se rendre dans leur pays d’accueil.
Quoi qu’il en soit, PIE fournit à chaque participant — et en temps voulu — toutes les informations nécessaires  à une éventuelle demande de visa. Le participant suit ces instructions laissées par PIE.Le participant reçoit, en temps voulu et si cela est nécessaire, les formulaires nécessaires à l’obtention de cet éventuel visa.

Assurance

Dans le cadre des programmes “TRIMESTRE” ou “ÉCHANGE” ou “7/8 SEMAINES”, une assurance est prévue pour les participants.
Cette assurance est obligatoire et est incluse dans le “Montant de la participation”.
Cette assurance est complète : médicale, chirurgicale, dentaire, responsabilité civile, assistance, rapatriement, protection juridique, perte et détérioration des bagages.
Le résumé des prestations est fourni dans le dossier d’inscription. Les clauses détaillées sont communiquées sur simple demande.
Il convient de ne pas confondre l’assurance obligatoire incluse dans le séjour avec une éventuelle “Assurance annulation” que le participant et ses parents peuvent, s’ils le souhaitent, contracter de leur propre chef, afin de couvrir les retenues éventuelles en cas d’annulation.

Durée du sejour

Le terme “TRIMESTRE” des séjours intitulés “TRIMESTRE” fait référence au trimestre scolaire.
Étant donné la nature des séjours, l’incertitude liée aux dates de départ et le fait que chaque séjour est individuel, les durées respectives d’un séjour intitulé “TRIMESTRE” ou “ÉCHANGE” ne peuvent pas toujours être déterminées à l’avance, ni avec exactitude.
On peut dire de ces séjours qu’ils commencent lorsque le participant au programme quitte le sol français pour se rendre dans son pays et dans sa famille d’accueil, et qu’ils s’achèvent quand le participant rentre en France ou quand il est mis hors programme par l’association ou par les autorités administratives.
À titre indicatif, on peut dire que les séjours PIE intitulés “TRIMESTRE” et “ÉCHANGE” (dans leur composante “DÉPART”) durent généralement — et à condition de ne pas être interrompus — de 60 jours à moins de 90 jours.
Dans le cas de “L’ÉCHANGE” le séjour comporte également une phase “ACCUEIL” dont la durée varie elle aussi généralement de 60 à 90 jours.
Le séjour “7 SEMAINES” dure quant à lui 7 semaines et le séjour “8 SEMAINES” dure 8 semaines”.

Inscription scolaire

Dans le cadre de séjours intitulés “TRIMESTRE” et “ÉCHANGE” ou “7/8 SEMAINES” c’est PIE et l’organisme du pays d’accueil qui se chargent de la question de l’inscription scolaire dans le pays hôte.
Ce sont donc les organismes qui mettent tout en oeuvre, pour obtenir, en parallèle de l’accueil en famille — et sur la base du dossier du candidat — une inscription scolaire. Ce n’est qu’une fois que cette inscription scolaire est validée que la participation au séjour est assurée.
Mais, dans le cadre  de la phase “ACCUEIL” de “L’ÉCHANGE”, c’est la famille qui se charge d’inscrire le jeune étranger dans l’établissement scolaire de proximité (de préférence un établissement public). PIE est là pour soutenir la démarche de la famille d’accueil, et, si besoin est, pour l’appuyer et la concrétiser.

Particularités administratives liées à l’accueil du participant étranger dans le cadre de “L’ÉCHANGE SCOLAIRE”

C’est PIE et l’organisme du pays étranger qui se chargent d’accomplir la quasi intégralité des démarches administratives du jeune participant étranger : passeport, visa si nécessaire, voyage international et voyage pour rejoindre la famille d’accueil, stage éventuel, assurance…), à l’exception de celles qui concernent l’inscription scolaire (voir ci-dessus).