“Frais d’inscription” et “Montant de la participation”

1° — “Frais d’inscription” et  “Montant de la participation

Pour participer à un séjour , le participant et sa famille s’engagent à verser à l’association :

Le montant des « Frais d’inscription », soit 140 euros ; ce montant correspond au montant de l’adhésion à l’association (30 euros) et au montant des frais de dossier (110 euros) ; la somme de 140 euros — correspondant aux frais d’inscription — restera acquise à l’association, sauf en cas de refus de la candidature par l’association (cf. : 3.4.1 : Inscription) ; un refus de candidature ne saurait être assimilé à un « non placement » (cf. : 3.4.2) ; 

Le montant de la « Participation financière » ; ce montant correspond à la participation des familles aux frais de fonctionnement de l’association dans le cadre de l’organisation et la mise en oeuvre des séjours ; il se subdivise en « Frais d’organisation » (environ 20% du montant global de la « Participation financière », soit principalement : inscription, sélection, préparation…) et en « Frais de mise en oeuvre » (soit environ 80% du montant global de la « Participation financière », soit principalement : placement, voyage, suivi, assurance médicale, tout ou partie des redevances versées aux organismes des pays d’accueil…) ; ce montant dépend du pays de destination choisi par le participant .

2° — Contrepartie au montant de la participation financière

En contrepartie du versement du montant de la « Participation financière », l’association s’engage à offrir au participant l’opportunité de séjourner à l’étranger dans une famille d’accueil bénévole et d’y suivre la scolarité en usage dans le pays d’accueil d’un jeune adolescent de son âge ; l’action de l’association est de tout mettre en œuvre au travers de son propre réseau et des réseaux de l’organisme du pays d’accueil pour trouver, dans le pays choisi, une famille d’accueil, pour obtenir l’inscription scolaire, pour aider, le cas échéant, à l’obtention du visa adéquat, pour garantir autant que faire se peut le départ du participant, pour aider à la préparation du participant et pour intervenir en cas de difficultés dans le pays d’accueil (dans la limite des responsabilités telles que définies au chapitre 6 de la “Charte du participant”).

Ce que comprend le “Montant de la participation” financière

1° — Les transports

Aller-retour entre le lieu d’embarquement en France (Paris) et le lieu de résidence de la famille d’accueil à l’étranger. Pour les liaisons internationales et pour les liaisons intérieures, PIE choisit des vols réguliers des grandes compagnies aériennes (Air France – Air Canada – Quantas – KLM – United Airlines – Cathay Pacific, etc.).
Un accompagnateur sur les principaux vols internationaux longs courriers (si les départs se font en groupe de plus de 10 personnes).

2° — Les assurances

Médicale / Chirurgicale / Assistance / Responsabilité civile (pour le participant).
Dans le cadre de nos séjours, les participants sont assurés. Les clauses d’assurance et les particularités liées à chaque pays sont détaillées dans le dossier d’inscription.
Autres assurances incluses : Bagages – Protection juridique – Responsabilité civile (des associations françaises et étrangères).

3° — La préparation

La sélection (documentation, entretiens, dossier).
Les réunions d’information.
Le stage d’orientation (pour les échanges de 3 mois) et les réunions d’information (s’il y a lieu)
La fourniture des documents nécessaires à l’obtention du visa.
La documentation (journal, infos, lettres d’information, documents annexes, site internet…).

4° — Le placement en famille

La recherche et la sélection de la famille d’accueil bénévole.

5° — Le placement scolaire

Le placement dans une école secondaire.
À savoir : les transports scolaires et les manuels scolaires (se rapportant aux matières obligatoires) sont parfois pris en charge par l’organisme du pays d’accueil.

6° — La présence et l’aide PIE et réseau pendant toute la durée du séjour

Les frais de gestion et d’organisation de notre association et des correspondants de PIE, entre l’arrivée du participant dans son pays d’accueil et son retour en France (ou son exclusion du programme).
Les structures d’accueil et de suivi en France et à l’étranger (correspondants PIE) entre l’arrivée du participant dans son pays d’accueil et son retour en France (ou sa mise hors programme).
Tout ce qui permet d’assurer une bonne communication, donc un bon suivi du séjour, du participant, et des familles.

Limites de la participation financière

Les dépenses suivantes ne sont  pas incluses dans le “Montant de la participation” :
Les frais d’inscription : 140 euros (soit : frais adhésion de 30 euros + frais de dossier de 110 euros).
L’argent de poche.
Les activités optionnelles (“séjours proposés, dans le pays d’accueil, par les correspondants à l’étranger”…).
Les frais éventuels de demi-pension, de transport scolaire et d’achats de livres scolaires.
Les frais éventuels de visa (en général pour les séjours de plus de 90 jours, hors UE).
+ Pour les États-Unis uniquement : les frais de SEVIS (procédure administrative du Département d’État Américain / DoS) – Montant au 1/08/2023 : “USA Classique – École publique” : 220 euros / “USA en École privée” : 350 euros ; ces frais administratifs sont versés à l’association avec le 1^er règlement ; 
+ Pour l’Australie uniquement : les frais d’assurance VISA : (frais gouvernementaux d’assurance administrative) transitent obligatoirement par les organismes – Leur coût est inclus dans le “Montant de la participation”.

Possibilité de souscrire une assurance annulation 

À SAVOIR — Afin de couvrir les montants des retenues fixées contractuellement en en cas d’annulation par le participant après son acceptation, le participant peut souscrire une assurance ; l’association, qui n’est ni assureur ni intermédiaire, conseille au participant de s’orienter vers un assureur et un contrat spécialisé.

Le coût réel du séjour

Le prix moyen de la participation financière pour un séjour d’une année est de 11 000 euros (voir : montant par pays). Mais en réalité, en dehors des séjours en écoles privées, le coût total comprend, en plus de votre participation financière, le coût de la scolarité (qui est pris en charge par la région et le pays qui vous accueillent) et le coût de votre hébergement (qui est supporté par votre future famille d’accueil).

 

La famille : 20 %

La famille d’accueil est entièrement bénévole (sauf Canada, Chine, Nouvelle-Zélande et Russie). Elle prend en charge, presque intégralement les frais de nourriture, d’hébergement et de blanchissage. On estime sa participation à environ 20 % du coût total.

 

L’école : 35 %

Les écoles du pays hôte offrent au participant sa scolarité (exception faite des séjours en écoles “privées” et des séjours en Nouvelle-Zélande). On estime la participation de l’école à environ 35 % du coût total.

 

La participation financière du jeune : 45 %

Elle s’élève à environ 45 % du coût total :
coûts directs (avion, assurances, stage…) : 35 % (des 45%)
frais de fonctionnement de PIE (réseau, communication, suivi…) : 30% (des 45%)
frais de fonctionnement de l’organisme du pays hôte : 35 % (des 45%)

Financement du séjour

1 — Modalités de paiement pour l’année scolaire et le semestre scolaire

> Le montant de la participation pour l’année scolaire ou le semestre varie en fonction de la destination : se reporter à la section TARIF DES PROGRAMMES  (“Montant de la participation” / Onglet : “ANNES SCOLAIRE” ou “SEMESTRE”). 

> Les modalités de paiement pour l’année scolaire sont identiques, quelle que soit la destination :
140 euros à l’inscription (frais de dossier : 110€ + adhésion à l’association : 30€) ;
Règlement du “Montant de la participation” après acceptation, avec trois options possibles (voir ci-dessous).

Les trois options de paiement pour l’année scolaire

Les exemples des trois options de paiement sont donnés, ci-dessous, pour le séjour “USA Classique” (pour les autres pays se reporter à la section TARIF DES PROGRAMMES (“Montant de la participation”).

Option A — 2 versements

1^er versement : au moment de l’acceptation : 7 400 euros ;
2^e versement (solde) au 5 mai de l’année du départ : 6 900 euros
Soit un total de 14 300 euros + 140 euros de “Frais d’inscription”

Option B — 6 versements

1^er versement : au moment de l’acceptation : 5 550 euros ;
5 échéances mensuelles de 1 750 euros (soit 8 750 euros)
Soit un total de 14 300 euros + 140 euros de “Frais d’inscription”

Option C — 13 versements

Pour toute inscription avant le 15 décembre qui précède l’année du séjour, PIE propose un mode de financement sans contrainte. Ses caractéristiques : un 1^er versement réduit et 12 échéances mensuelles :
un 1^er versement à l’acceptation : 4 460 euros ;
12 échéances mensuelles de 820 euros 
Soit un total de 14 300 euros + 140 euros de “Frais d’inscription”
Cette option, qui offre au participant la possibilité d’étaler au maximum les paiements, permet à PIE de répartir plus harmonieusement son travail sur l’année.

À savoir : les options B et C ne sont pas applicables pour tous les programmes et toutes les destinations (voir “Charte du Participant” jointe au “Dossier d’inscription”)

2 — Modalités de paiement pour le “Trimestre” ou “2 Mois”

> Le montant de la participation pour les séjours “Trimestre scolaire” (ou les séjours “2 mois”) varie en fonction de la destination : se reporter à la section TARIF DES PROGRAMMES  (“Montant de la participation”) / Onglet : “TRIMESTRE” ou “2 MOIS”). 

> Les modalités de paiement pour le trimestre sont identiques, quelle que soit la destination :
140 euros à l’inscription (frais de dossier : 110€ + adhésion à l’association : 30€) ;
Règlement du “Montant de la participation” après acceptation, avec deux options possibles :
Option A :
>  1^er versement à l’acceptation du dossier (ex. : Afrique du Sud Trimestre : 3 800 euros)
> Solde de 3 400 euros au 5 mai de l’année du départ (quelle que soit la destination et le séjour “Trimestre” ou “2 mois”)
Option B :
> 1^er versement à l’acceptation du dossier (ex. : Afrique du Sud Trimestre ou “2 mois” : 2 800 euros)
> + 4 échéances de 1 100 euros (quelle que soit la destination et le séjour “Trimestre” / début des prélèvements : 1 mois après l’acceptation).

Des aides

Bourses

PIE dispose d’un fonds propre de bourses destiné à aider financièrement les participants au séjour de longue durée. Ces bourses sont délivrées aux candidats les moins aisés, à condition qu’ils aient les qualités requises pour participer aux programmes. C’est le conseil d’administration de l’association qui, chaque année, définit le montant global de ce fonds de bourses et qui décide de leur attribution. Ces bourses sont prélevées sur d’éventuels excédents de recettes de PIE, et ce, à hauteur de 25 % à 50 % de ces excédents.

Allocations familiales

Les familles continuent à toucher les prestations familiales pendant le séjour de leur enfant à l’étranger.

Impôts

Le participant est toujours considéré comme étant « à la charge » des parents. Ces derniers bénéficient donc de la réduction d’impôts au titre de la «s colarisation d’un enfant ».

Prêts bancaires

 Certaines banques proposent des prêts pour ce type de séjour. Les participants peuvent donc se renseigner auprès d’elles.

Autres aides envisageables

Aides des entreprises, des collectivités locales (mairie, conseil départemental, conseil régional…) ou des sponsors attribuent également des aides. C’est au participant d’engager les démarches. PIE peut le soutenir (courrier, dossier).

À propos de la durée d’un séjour

La durée d’un séjour dit d’une  « Année scolaire » ou d’un « Trimestre scolaire » ne peut être déterminée à l’avance.
Un séjour scolaire commence en effet lorsque le participant quitte le sol français pour se rendre dans son pays et dans sa famille d’accueil et s’achève quand le participant rentre en France (quelle que soit la raison de son retour), ou quand il est mis hors programme par l’association ou par les autorités administratives.
On peut dire, à titre indicatif, que dans la mesure où le séjour du participant « Année scolaire à l’étranger » n’est pas écourté (pour une raison ou une autre), sa durée moyenne varie généralement de 8 à 10 mois, et pour celui d’un « Semestre scolaire » a une durée moyenne qui varie généralement de 10 à 12 semaines.

Ce que comprend la participation financière “Échange”

1° — Les transports

Aller-retour entre le lieu d’embarquement en France (Paris) et le lieu de résidence de la famille d’accueil à l’étranger. Pour les liaisons internationales et pour les liaisons intérieures, PIE choisit des vols réguliers des grandes compagnies aériennes (Air France – American Airlines – Air Canada – KLM – United Airlines, etc.).
En règle générale : un accompagnateur sur les principaux vols internationaux longs courriers (si les départs se font en groupe).

2° — L’Assurance médicale

Assurance Médicale / Chirurgicale / Assistance / Responsabilité civile (pour le participant).
Dans le cadre de nos séjours, les participants sont assurés. Les clauses d’assurance et les particularités liées à chaque pays sont détaillées dans le dossier d’inscription.
Autres assurances incluses : Bagages – Protection juridique – Responsabilité civile (des associations françaises et étrangères).

3° — La préparation

La sélection (documentation, entretiens, dossier).
Les réunions d’information.
Le stage d’orientation.
La fourniture des documents nécessaires à l’obtention du visa.
La documentation (journal, infos, lettres d’information, documents annexes, site internet…).

4° — La mise en place du “Match”  (des deux participants et des deux familles).

5° — Le placement scolaire

Le placement dans une école secondaire.
À savoir : Les transports scolaires, la demi-pension scolaire (s’il y a lieu) et les manuels scolaires sont pris en charge par la famille d’accueil (que ce soit en France ou à l”étranger). 

6° — La présence et l’aide PIE et réseau pendant toute la durée du séjour

Les frais de gestion et d’organisation de notre association et des correspondants de PIE, entre l’arrivée du participant dans son pays d’accueil et son retour en France (ou son exclusion du programme).
Les structures d’accueil et de suivi en France et à l’étranger (correspondants PIE) entre l’arrivée du participant dans son pays d’accueil et son retour en France (ou sa mise hors programme).
Tout ce qui permet d’assurer une bonne communication, donc un bon suivi du séjour, du participant, et des familles.

La question du gîte et du couvert
L’accueil proprement dit (donc le gîte, le couvert et le blanchissage) sont à la charge de chaque famille d’accueil.
Ce principe est à la base du programme “d’Échange” mis en place par PIE. Les familles s’engagent à le respecter.

Ce que ne comprend pas la participation financière “Échange”

Les frais d’inscription : 140 euros (soit : frais adhésion de 30 euros + frais de dossier de 110 euros).
L’argent de poche.
Les frais éventuels de visa
Les activités optionnelles (“séjours proposés, s’il y a lieu, dans le pays d’accueil, par les correspondants à l’étranger”…).
Les frais éventuels de demi-pension, de transport scolaire et d’achat de livres scolaires.
“L’Assurance Annulation facultative” – voir ci-dessous.

À propos du montant de la participation
Le prix moyen de la participation financière pour un séjour « Échange » est réduit, du fait de la réciprocité de l’échange. PIE et son correspondant étranger n’ont pas le même travail de recherche de famille à réaliser que pour un séjour classique. C’est finalement l’accord de principe entre les deux familles et le « Gentlemen’s agreement » entre les deux écoles (France et pays d’accueil) que le montant de la participation est moins élevé. Le travail de PIE consiste principalement à préparer le séjour, à le mettre en place, à assurer la mise en relation et, bien sûr, l’encadrement sur la durée.

Financement du séjour

Montant de la participation

> Le montant de la participation pour les séjours “Echange” varie en fonction de la destination : se reporter à la section TARIF DES PROGRAMMES  (“Montant de la participation” / Onglet : “Echange”). 

Modalités de paiement

Les modalités de paiement sont les suivantes :
140 euros à l’inscription (frais de dossier : 110 euros + adhésion à l’association : 30 euros) ;
1^er versement : 2 100 euros
Solde : après communication du placement et entre 8 semaines et, au plus tard, 4 semaines avant le départ ;­

À propos de la durée d’un séjour “Échange”

La durée d’un séjour dit « Échange » ne peut être déterminée à l’avance.
Un séjour « Échange » commence, en effet, lorsque le premier participant (qu’il soit français ou étranger) quitte le sol de son propre pays pour se rendre dans son pays d’accueil et dans sa famille d’accueil, et qu’il s’achève quand le second participant (qu’il soit étranger ou français) est de retour dans son propre pays, ou quand ce dernier est mis hors programme par l’association ou par les autorités administratives.
On peut dire, à titre indicatif, que dans la mesure où le séjour « Échange » n’est pas écourté (pour une raison ou une autre), sa durée moyenne est de 2 x 2 ou 3  mois en deux phases distinctes (“Départ” et “Accueil”) : aucune de ces deux phases ne pouvant dépasser 90 jours. 

Chapitre en cours de rédaction